- \n
- Wer muss eine Inventur durchf\u00fchren?<\/li>\n
- Wann muss eine Inventur durchgef\u00fchrt werden?<\/li>\n
- Wie muss eine Inventur durchgef\u00fchrt werden?<\/li>\n
- Warum muss eine Inventur durchgef\u00fchrt werden?<\/li>\n
- Was passiert mit den Ergebnissen einer Inventur?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Welche Arten der Inventur gibt es?<\/li>\n
- Zusammenspiel von Inventur, Inventar, Bilanz & Buchf\u00fchrung<\/li>\n
- Wichtige Tipps f\u00fcr Ihre Inventur\n
- \n
- Eine Inventur vorbereiten: 9 Tipps<\/li>\n
- Eine Inventur durchf\u00fchren: 5 Tipps<\/li>\n
- Wie m\u00fcssen Inventurlisten ausgef\u00fcllt werden?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Typische Fehler bei der Inventur<\/li>\n<\/ul>\n
Was ist eine Inventur?<\/h2>\n
Bei einer Inventur werden alle Best\u00e4nde in einem Unternehmen erfasst. Zu einem Stichtag werden alle Gegenst\u00e4nde, die dem Unternehmen geh\u00f6ren, sowie die Schulden dokumentiert. Die Gegenst\u00e4nde gelten als Verm\u00f6genswerte<\/strong> und werden nach Art und Menge erfasst. Das hei\u00dft, sie werden gez\u00e4hlt, gemessen oder gewogen<\/strong>. Inventuren werden zum Ende jedes Gesch\u00e4ftsjahres sowie bei Gr\u00fcndungen, Firmen\u00fcbernahmen und Gesch\u00e4ftsaufgaben durchgef\u00fchrt.<\/p>\n
Gesetzliche Vorschriften zur Inventur<\/h2>\n
Gesetzliche Grundlage f\u00fcr die Inventur sind der \u00a7240<\/a> im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO) mit \u00a7140<\/a> und \u00a7141<\/a> Abgabenordnung.<\/p>\n
Wer muss eine Inventur durchf\u00fchren?<\/h3>\n
Kaufleute<\/strong> und Unternehmen<\/strong> m\u00fcssen eine j\u00e4hrliche Inventur durchf\u00fchren. Wer per gew\u00e4hlter Rechtsform zur doppelten Buchf\u00fchrung verpflichtet ist, muss eine Bilanz<\/strong> abgeben und deswegen Inventur machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Betrieb im Einzelhandel, in der Gastronomie, im Handwerk oder zum Beispiel um ein Logistik-Unternehmen handelt. Sie alle m\u00fcssen eine Inventur pro Jahr durchf\u00fchren und unterliegen dabei den gleichen Regeln.<\/p>\n
Wann muss eine Inventur durchgef\u00fchrt werden?<\/h3>\n
Eine Inventur muss einmal pro Jahr zum Abschluss des Gesch\u00e4ftsjahres<\/strong> durchgef\u00fchrt werden. Je nach Art der Inventur darf der Zeitpunkt der Durchf\u00fchrung weiter vom Stichtag entfernt liegen. Der Stichtag ist in der Regel der Bilanzstichtag. Dieser markiert den Abschluss des Gesch\u00e4ftsjahres.<\/p>\n
Au\u00dferdem wird eine Inventur bei Gr\u00fcndungen, \u00dcbernahmen und Gesch\u00e4ftsaufgaben<\/strong> f\u00e4llig. Dies gilt nicht nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen, sondern auch f\u00fcr kleine Gewerbetreibende.<\/p>\n
Wie muss eine Inventur durchgef\u00fchrt werden?<\/h3>\n
Die j\u00e4hrlich anstehende Inventur muss k\u00f6rperlich<\/strong> durchgef\u00fchrt werden. Es gen\u00fcgt also nicht, akribisch Listen oder Lagerkarteikarten f\u00fcr alle Waren zu f\u00fchren. Bei der k\u00f6rperlichen Inventur erfassen der Kaufmann und seine Mitarbeiter alle Gegenst\u00e4nde<\/strong> des Unternehmens, auch wertlose, per Hand. Daf\u00fcr stehen vier M\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n
- \n
- Messen: <\/strong>Ihre Ware wird in Meterware verkauft? Dann m\u00fcssen Sie sie abmessen.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Wiegen: <\/strong>Gegenst\u00e4nde, die Sie nach Gewicht kaufen oder verkaufen, werden gewogen.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Z\u00e4hlen: <\/strong>Gegenst\u00e4nde, die Sie pro St\u00fcck kaufen oder verkaufen, werden einzeln gez\u00e4hlt.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Sch\u00e4tzen: <\/strong>Ist bei manchen Gegenst\u00e4nden messen, wiegen und z\u00e4hlen nicht m\u00f6glich, gen\u00fcgt eine fundierte Sch\u00e4tzung.<\/li>\n<\/ul>\n
Die Inventur soll r\u00e4umlich getrennt<\/strong> durchgef\u00fchrt werden. Daf\u00fcr sollten Sie die Inventurliste nach R\u00e4umen gliedern, also beispielsweise in Lager, B\u00fcro und Laden.<\/p>\n
Ausgew\u00e4hlte Mitarbeiter oder sogar die ganze Belegschaft, vielleicht durch externe Aushilfen erg\u00e4nzt, schwirren mit Stift und Inventurlisten in Teams durch die G\u00e4nge. Die Teams z\u00e4hlen die Waren und sonstige Gegenst\u00e4nde in ihrem Bereich und halten diese auf den Inventurlisten fest. Handscanner (MDE-Ger\u00e4te) sorgen f\u00fcr eine pr\u00e4zisere Z\u00e4hlung von etikettierten Waren.<\/p>\n
Eine Inventur sollte akribisch vorbereitet und ohne Missverst\u00e4ndnisse kommuniziert werden, damit sie saubere Ergebnisse liefert.<\/p>\n
Wichtig: <\/strong>Der Verantwortliche f\u00fcr die Inventur muss klare Anweisungen geben. Beispiel: Werden bestimmte Waren einzeln oder kistenweise gez\u00e4hlt?<\/p>\n
![\"Inventur](\"https:\/\/www.enviropack.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/Inventur-in-einem-Lager.jpg\" "\\"Inventur")
Inventur in einem Lager: Hier wird jeder Karton gez\u00e4hlt.<\/p><\/div>\n
Warum muss eine Inventur durchgef\u00fchrt werden?<\/h3>\n
Eine Inventur dient der Korrektur von Soll- und Ist-Bestand<\/strong>. Wie viele Waren wurden bereits verkauft? Wie viele Waren sind noch vorr\u00e4tig? Stimmen diese Zahlen mit dem Wareneinkauf \u00fcberein oder klafft eine L\u00fccke zwischen dem Soll und dem Ist?<\/p>\n
Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand muss erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung ber\u00fccksichtigt werden. F\u00fcr die Bilanz ist n\u00e4mlich der Ist-Bestand entscheidend.<\/p>\n
Neben der handelsrechtlichen Verpflichtung zur Inventur, gibt es weitere Argumente daf\u00fcr, regelm\u00e4\u00dfig Inventuren durchzuf\u00fchren:<\/p>\n
- \n
- Diebstahl aufdecken:<\/strong> Wie viel wurde geklaut? Welche Artikel werden bevorzugt gestohlen? Welcher finanzielle Schaden ist dabei entstanden?<\/li>\n
- Gesch\u00e4ftsziel erreichen:<\/strong> Wenn Anomalien im Bestand fr\u00fchzeitig erkannt werden, kann die Gesch\u00e4ftsleitung rechtzeitig gegensteuern, um dennoch die Ziele zu erreichen.<\/li>\n
- Warenbestellung optimieren:<\/strong> Dank fortlaufender Inventuren kann zum Beispiel eine Produktknappheit fr\u00fchzeitig erkannt und beim n\u00e4chsten Mal in gr\u00f6\u00dferen Mengen bestellt werden.<\/li>\n
- Preispolitik anpassen:<\/strong> Die Inventur liefert einen \u00dcberblick \u00fcber Verkaufsschlager und Ladenh\u00fcter. Dementsprechend l\u00e4sst sich der Verkaufspreis anpassen, indem beispielsweise Artikel mit geringer Nachfrage im Preis gesenkt werden.<\/li>\n<\/ul>\n
Was passiert mit den Ergebnissen einer Inventur?<\/h3>\n
Das Ergebnis einer Inventur muss mithilfe der Inventurliste schriftlich festgehalten werden. Die Inventur-Teams geben ihre vollst\u00e4ndig ausgef\u00fcllten Listen beim Verantwortlichen ab. Anschlie\u00dfend werden die Ergebnisse am Computer eingegeben. Gr\u00f6\u00dfere Betriebe haben hierf\u00fcr ein Warenwirtschaftssystem.<\/p>\n
Nun arbeiten Buchhalter und eventuell Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer mit den Ergebnissen. Das Resultat der Inventur flie\u00dft n\u00e4mlich unter dem Posten Sachverm\u00f6gen in die Schlussbilanz ein.<\/strong> Sie k\u00f6nnen die\u00a0 Ergebnisse dar\u00fcber hinaus auch zur Prozessoptimierung (zum Beispiel f\u00fcr die Warenannahme oder den Bestellprozess) und zur strategischen Anpassung der Preis- und Produktpolitik nutzen.<\/p>\n
Welche Arten der Inventur gibt es?<\/h2>\n
Vier verschiedene Arten<\/strong> von Bestandsaufnahmen sind gem\u00e4\u00df \u00a7241 HGB<\/a> zul\u00e4ssig:<\/p>\n
- \n
- Stichtagsinventur<\/li>\n
- Stichprobeninventur<\/li>\n
- permanente Inventur<\/li>\n
- (verlegte bzw.) zeitverschobene Inventur<\/li>\n<\/ol>\n
F\u00fcr welche Variante Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen in der Regel selbst \u00fcberlassen.<\/p>\n
Ausnahme:<\/strong> Wenn leicht verderbliche oder sehr wertvolle Waren im Spiel sind, verlangt der Gesetzgeber eine zeitnahe Aufnahme der Waren. Mit anderen Worten: Die zeitverschobene Inventur erfordert eine Genehmigung des zust\u00e4ndigen Finanzamts.<\/p>\n
Stichtagsinventur: Erkl\u00e4rung & Vorteile<\/h3>\n
Bei einer Stichtagsinventur wird der Bestand an einem festgelegten Stichtag \u2013 in der Regel der Bilanzstichtag \u2013 mengenm\u00e4\u00dfig erfasst. Meist steht der Betrieb still, wenn eine Stichtagsinventur von der Belegschaft durchgef\u00fchrt wird.<\/p>\n
Vorteil: exakter Abschluss.<\/strong> Da die Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag durchf\u00fchrt wird, gibt es keine Diskrepanzen und Rechnereien. S\u00e4mtliche Auftr\u00e4ge sind zum Stichtag abgearbeitet, s\u00e4mtliche Warenlisten auf dem finalen Stand, s\u00e4mtliche Rechnungen erledigt. Der tats\u00e4chliche und der buchhalterische Bestand sollten im besten Fall exakt \u00fcbereinstimmen.<\/p>\n
Die Stichtagsinventur darf bis zu zehn Tage vor oder nach dem Stichtag durchgef\u00fchrt werden. In diesem Fall handelt es sich um eine zeitnahe Stichtagsinventur. Nachteil: F\u00fcr Ver\u00e4nderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem Tag der tats\u00e4chlichen Bestandserfassung ist ein eindeutiger Beleg und Nachweis im Lagerbuch erforderlich.<\/p>\n
![\"Stichtagsinventur\"](\"https:\/\/www.enviropack.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/stichtagsinventur.jpg\" "\\"Stichtagsinventur\\"")
Bei der Stichtagsinventur ist die Wahl des Datums stark eingegrenzt. \u00a9shulz\/Getty<\/p><\/div>\n
Stichprobeninventur: Erkl\u00e4rung & Vorteile<\/h3>\n
Bei der Stichprobeninventur werden lediglich ausgew\u00e4hlte und repr\u00e4sentative Stichproben<\/strong> im Einklang mit der statistischen Methodenlehre gemacht. Anschlie\u00dfend wird der Gesamtbestand hochgerechnet.<\/p>\n
Vorteil: enorme Zeitersparnis.<\/strong><\/p>\n
Allerdings sind mathematische Kenntnisse n\u00f6tig, um die Stichproben festzulegen. Ein Manko ist die fehlende Genauigkeit der Ergebnisse. Einen exakten \u00dcberblick \u00fcber den tats\u00e4chlichen Bestand erh\u00e4lt auf Basis von Stichproben niemand.<\/p>\n
Permanente Inventur: Erkl\u00e4rung & Vorteile<\/h3>\n
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand komplett und laufend erfasst<\/strong>. Voraussetzung f\u00fcr eine permanente Inventur sind ein ordentlich gef\u00fchrtes Lagerbuch und nachpr\u00fcfbare Unterlagen zu Ab- und Zug\u00e4ngen.<\/p>\n
Die Lagerbest\u00e4nde aller einzelnen Waren werden anhand einer Lagerkartei<\/strong> permanent ermittelt. Sie haben dadurch jederzeit einen genauen \u00dcberblick \u00fcber Ihren Bestand. Die Lagerkartei wird am Anfang der permanenten Inventur f\u00fcr jeden Artikel angelegt. Notiert werden dabei Art, Menge und Wert der einzelnen Artikel. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Ab- und Zug\u00e4nge im Lagerbuch erfasst und in der Lagerkartei vermerkt.<\/p>\n
Vorteil: <\/strong>Die Bestandserfassung kann \u00fcber das Gesch\u00e4ftsjahr verteilt stattfinden. Zudem haben Sie jederzeit einen<\/strong> exakten \u00dcberblick<\/strong> \u00fcber Ihre Best\u00e4nde.<\/p>\n
Zeitverschobene Inventur: Erkl\u00e4rung & Vorteile<\/h3>\n
Eine zeitverschobene Inventur wird auch zeitversetzte oder verlegte Inventur<\/strong> genannt. Sie wird durchgef\u00fchrt, wenn die Voraussetzungen f\u00fcr eine permanente Inventur fehlen, die Bestandsaufnahme am Stichtag aber unm\u00f6glich ist.<\/p>\n
Genehmigung erforderlich: <\/strong> Die zeitversetzte Inventur muss beim Finanzamt beantragt werden. In der Regel wird die verlegte Inventur genehmigt. Handelt es sich allerdings um sehr wertvolle oder leicht verderbliche Waren, kommt eine zeitverschobene Inventur nicht in Frage.<\/p>\n
Erfolgt die k\u00f6rperliche Bestandserfassung an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag<\/strong>, wird sie vorverlegte Inventur genannt. Alternativ kann eine nachverlegte Inventur innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag<\/strong> durchgef\u00fchrt werden. Der ermittelte Bestand am Aufnahmetag wird nur wertm\u00e4\u00dfig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zur\u00fcck gerechnet \u2013 nicht hinsichtlich der Menge. Das Inventar wird auf den Termin der Inventur datiert.<\/p>\n
Vorteil: h\u00f6here Flexibilit\u00e4t.<\/strong> Bei einem Zeitfenster von f\u00fcnf Monaten finden Sie leichter einen geeigneten Tag, an dem Sie eine gr\u00fcndliche Inventur durchf\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\n
Zusammenspiel von Inventur, Inventar, Bilanz & Buchf\u00fchrung<\/h2>\n
Welche Auswirkungen die aufw\u00e4ndig durchgef\u00fchrte Inventur im Lager und den \u00fcbrigen R\u00e4umlichkeiten des Betriebs hat lesen Sie im Folgenden.<\/p>\n
Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?<\/h3>\n
Inventur und Inventar sind eng miteinander verkn\u00fcpft. Bei der Inventur werden die Best\u00e4nde erfasst. Die Inventur ist also der Vorgang des Z\u00e4hlens, Messens oder Wiegens. Das Inventar ist das schriftliche Ergebnis der Inventur<\/strong>, also die Aufstellung aller Verm\u00f6genswerte einschlie\u00dflich der Schulden.<\/p>\n
Welche Rolle spielt die Inventur f\u00fcr Bilanz und Buchf\u00fchrung?<\/h3>\n
Die Inventur muss einmal j\u00e4hrlich zum Abschluss des Gesch\u00e4ftsjahres durchgef\u00fchrt werden, um die Best\u00e4nde (Verm\u00f6genswerte und Schulden) schriftlich festzuhalten. Das Ergebnis der Inventur wird unter dem Posten Sachverm\u00f6gen in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Bilanz aufgef\u00fchrt.<\/p>\n
Inventurdifferenzen werden in der Buchhaltung korrigiert. Alle Kaufleute und Unternehmen, die per gew\u00e4hlter Rechtsform zur doppelten Buchf\u00fchrung verpflichtet sind, m\u00fcssen f\u00fcr ihre Bilanz eine Inventur durchf\u00fchren.<\/p>\n
![\"Inventurergebnisse](\"https:\/\/www.enviropack.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/inventur-bilanz.jpg\" "\\"Inventurergebnisse")
Das Ergebnis der Inventur landet in der Bilanz. \u00a9Kirbyphoto\/Getty<\/p><\/div>\n
Was passiert, wenn keine Inventur durchgef\u00fchrt wird?<\/h3>\n
- \n
- Wird keine Inventur durchgef\u00fchrt, wird die Buchf\u00fchrung steuerlich verworfen und das Finanzamt sch\u00e4tzt den Gewinn.<\/strong> Nat\u00fcrlich wird das Finanzamt eine fehlende Inventur nicht mit einer konservativen Sch\u00e4tzung belohnen, sondern den vermuteten Gewinn recht gro\u00dfz\u00fcgig zu Gunsten des Staates bemessen.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- droht das Risiko des Vorwurfs der Steuerhinterziehung.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- ist bei einer Insolvenz mit strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen. <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- dann kann der Abschlusspr\u00fcfer bei einer Unternehmenspr\u00fcfung den Best\u00e4tigungsvermerk einschr\u00e4nken<\/strong> oder versagen.<\/li>\n<\/ul>\n
Der Best\u00e4tigungsvermerk des Wirtschaftspr\u00fcfers<\/strong> stellt sicher, dass Jahresabschluss und Buchf\u00fchrung den gesetzlichen Vorschriften entsprechen<\/strong> und der Lagebericht keine falschen Vorstellungen vom tats\u00e4chlichen Zustand der Unternehmung vermittelt. Der Best\u00e4tigungsvermerk muss in allen Ver\u00f6ffentlichungen des Jahresabschlusses in vollem Wortlaut auftauchen. Damit werden Arbeitnehmer, Aufsichtsrat, Gesellschafter, Gl\u00e4ubiger und die \u00d6ffentlichkeit \u00fcber das Pr\u00fcfungsergebnis informiert. Fehlt dieser Vermerk, ist das zwar kein unmittelbares Urteil, erweckt bei den Lesern des Jahresabschlusses aber keinen guten Eindruck.<\/p>\n
Alle diese Konsequenzen drohen auch bei einer durchgef\u00fchrten Inventur, die erhebliche M\u00e4ngel<\/strong> aufweist. Dabei wird zwischen formellen und materiellen M\u00e4ngeln unterschieden:<\/p>\n
Materielle M\u00e4ngel<\/strong> liegen vor, wenn Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4nge nicht, nicht vollst\u00e4ndig oder verf\u00e4lscht gebucht worden sein. Beispiele f\u00fcr materielle M\u00e4ngel sind nicht erfasste Wareneing\u00e4nge oder rechnerische Kassenfehlbetr\u00e4ge.<\/p>\n
Formelle M\u00e4ngel<\/strong> liegen vor, wenn die Anforderungen der Abgabenordnung oder andere Vorschriften bez\u00fcglich Buchf\u00fchrung oder Aufzeichnung nicht erf\u00fcllt werden. Die wesentlichen Eckpfeiler einer sauberen Buchf\u00fchrung sind nachvollziehbare, ordentliche, vollst\u00e4ndige, richtige, zeitgerechte, unver\u00e4nderliche Buchungen mit Historien-Nachweis. Zum Beispiel d\u00fcrfen Stornos den urspr\u00fcnglichen Eintrag nicht \u00fcberschreiben, sondern m\u00fcssen separat erfasst werden. Dar\u00fcber hinaus gibt es Aufbewahrungsvorschriften. So m\u00fcssen etwa Buchungsbelege f\u00fcr zehn Jahre archiviert werden.<\/p>\n
Wichtige Tipps f\u00fcr Ihre Inventur<\/h2>\n
Ob Sie eine Inventur im Lager eines Logistik-Unternehmens durchf\u00fchren oder die j\u00e4hrliche Inventur im Einzelhandel, im Handwerk oder in der Gastronomie ansteht, spielt keine Rolle. Die Abl\u00e4ufe von der Vorbereitung \u00fcber die Durchf\u00fchrung der Inventur bis zur Verarbeitung der Inventurlisten sind im Wesentlichen identisch. Tipps und Tricks f\u00fcr eine gelungene Inventur und die h\u00e4ufigsten Fehler bei der Bestandserfassung erhalten Sie nachfolgend.<\/p>\n
Eine Inventur vorbereiten: 9 Tipps<\/h3>\n
Mit diesen neun Tipps zur Inventurvorbereitung gelingt Ihnen eine reibungslose Bestandsaufnahme:<\/p>\n
- \n
- Suchen Sie die Unterlagen zur Inventur des Vorjahres heraus.<\/strong> Diese k\u00f6nnen Ihnen helfen, die anstehende Inventur bestm\u00f6glich vorzubereiten.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Erstellen Sie einen Inventurplan.<\/strong> Machen Sie Checklisten und stellen Sie einen Zeitplan sowohl f\u00fcr den Tag der Inventur als auch f\u00fcr die Vorbereitungen bis dahin auf. Kalkulieren Sie die Dauer der Inventur gro\u00dfz\u00fcgig und stimmen Sie den Personalbedarf darauf ab. Sie sollten \u00dcberstunden nicht nur wegen der gesetzlichen Bestimmungen vermeiden, sondern auch im Sinne korrekter Ergebnisse. Denn je l\u00e4nger die Inventur dauert und je l\u00e4nger die Mitarbeiter eigentlich schon im Feierabend sind, desto st\u00e4rker wird ihre Motivation und damit verbunden die Genauigkeit bei der Z\u00e4hlung sinken. \u00dcberlegen Sie im Vorfeld, wer verantwortlich f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Inventur sein soll.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Sprechen Sie den Ablauf der Inventur mit Ihrem Team durch. Gibt es Fragen? Beantworten Sie diese m\u00f6glichst klar, denn nur wenn Ihre Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen, d\u00fcrfen Sie akkurate Ergebnisse erwarten.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Drucken Sie Ihre Inventurlisten rechtzeitig aus.<\/strong> Es w\u00e4re sehr \u00e4rgerlich, wenn sich die Durchf\u00fchrung der Inventur verz\u00f6gert und Ihre Mitarbeiter auf gl\u00fchenden Kohlen sitzen, weil zu Beginn keine Inventurlisten zur Verf\u00fcgung stehen oder der Drucker streikt. Gehen Sie nicht davon aus, einheitliche, ordentliche Inventurlisten zu erhalten, wenn die Struktur von den Mitarbeitern selbst per Hand aufs Blatt Papier \u00fcbertragen werden muss. Bestenfalls stehen die Artikelbezeichnungen schon im Ausdruck, damit kein Produkt vergessen wird.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Pr\u00fcfen Sie Handscanner im Vorfeld. <\/strong>Sie setzen zur Z\u00e4hlung Leseger\u00e4te zur mobilen Datenerfassung (MDE-Ger\u00e4te) ein? Das erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern zwar viel Schreibarbeit, birgt aber bei mangelnder Vorbereitung T\u00fccken. Sorgen Sie daf\u00fcr, dass alle Handscanner funktionieren und \u00fcberpr\u00fcfen Sie den Ladestatus. Halten Sie Ersatzger\u00e4te sowie ausreichend frische Akkus bereit. Auch wenn Bedienung der MDE-Ger\u00e4te meist sehr einfach ist: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie die Handscanner funktionieren und worauf sie achten m\u00fcssen.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Bringen Sie Ihr Lager auf Vordermann.<\/strong> Skizzieren Sie vor der Inventur Ihr Lager und andere R\u00e4ume: Wo befinden sich welche Waren? Halten und schaffen Sie Ordnung, damit zur Inventur alles an seinem regul\u00e4ren Platz ist. Etikettieren Sie Regale, Kartons und Waren<\/a> korrekt, damit Ihre Z\u00e4hler auch die richtige Menge der richtigen Artikel erfassen. Kennzeichnen Sie Waren eindeutig, damit es nicht zur Verwechslung mit \u00e4hnlichen Artikeln oder zu Doppelz\u00e4hlungen kommt.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Wickeln Sie alle aktuellen Auftr\u00e4ge und Reklamationen ab.<\/strong>Machen Sie sich das Leben leichter und erh\u00f6hen Sie die Qualit\u00e4t der Ergebnisse Ihrer Inventur, indem Sie s\u00e4mtliche Retouren, Bestellungen und besch\u00e4digte Warenlieferungen noch vor der Inventur abwickeln. Sollten am Tag der Inventur Waren angeliefert werden, trennen Sie diesen Prozess von der Inventur ab.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Teilen Sie im Vorfeld Teams ein.<\/strong> Welches Team z\u00e4hlt welchen Bereich? Legen Sie die Raumaufteilung f\u00fcr die Inventur im Lager und anderen Arealen fest, bestimmen sie die Reihenfolge der Z\u00e4hlung und vor allem: Kommunizieren Sie das klar! Innerhalb der Teams sollten sich immer zwei Kollegen gemeinsam um eine Inventurliste k\u00fcmmern: Einer z\u00e4hlt, der andere notiert. Nach einer ausgef\u00fcllten Liste tauschen Z\u00e4hler und Schreiber ihre Rollen, damit die Gelenke entlastet werden und keine Monotonie aufkommt.<\/li>\n<\/ul>\n
Laden Sie Steuerberater oder Wirtschaftspr\u00fcfer ein.<\/strong> Ist der Wirtschaftspr\u00fcfer, der einen ordentlichen Jahresabschluss best\u00e4tigen soll, bei der Inventur vor Ort und quittiert seine Anwesenheit und die Richtigkeit der Z\u00e4hlung, hebt dies das Vertrauen des Finanzamts in Ihre Bilanz noch einmal an. Einen Vertrauensbonus seitens der Finanzbeh\u00f6rden gibt es auch, wenn Inventarlisten w\u00e4hrend der Inventurdurchf\u00fchrung vom Steuerberater gepr\u00fcft und abgezeichnet wurden.<\/p>\n
![\"Handscanner](\"https:\/\/www.enviropack.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/inventur-handscanner.jpg\" "\\"Handscanner")
Inventur-Tipp: Mit einem Handscanner geht das Z\u00e4hlen schneller. \u00a9simonkr\/Getty<\/p><\/div>\n
Eine Inventur durchf\u00fchren: 5 Tipps<\/h3>\n
Eine gr\u00fcndliche Vorbereitung ist die halbe Miete. Die andere H\u00e4lfte ist die praktische Durchf\u00fchrung der Inventur. Sinnvollerweise wird die Inventur durchgef\u00fchrt, wenn die Auftragslage niedrig ist, kaum Kundenverkehr stattfindet oder das Lager nahezu leer ist. Besonders Schlie\u00dftage oder Uhrzeiten nach Gesch\u00e4ftsschluss eignen sich daf\u00fcr, sind allerdings arbeitsrechtlich knifflig.<\/p>\n
Mit diesen f\u00fcnf Inventur-Tipps sollte Ihnen die Bestandsaufnahme reibungslos gelingen:<\/p>\n
- \n
- Richten Sie eine Zentrale ein.<\/strong> In der Kommandozentrale steht der Inventurverantwortliche f\u00fcr Fragen der Mitarbeiter bereit. Hier werden Inventurlisten abgegeben, hier h\u00e4ngt die Raumaufteilung an der Pinnwand, hier gibt es Material-Nachschub und Snacks.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Stellen Sie Material zur Verf\u00fcgung.<\/strong> Ihre Mitarbeiter ben\u00f6tigen f\u00fcr die Inventur Stifte, Notizbl\u00f6cke und Taschenrechner. Wer MDE-Ger\u00e4te f\u00fcr Artikel mit Barcode einsetzt, sollte gen\u00fcgend Handscanner inklusive Bedienungsanleitung und geladenen Ersatz-Akkus parat haben. Falls Gegenst\u00e4nde gemessen oder gewogen werden m\u00fcssen, sind Ma\u00dfb\u00e4nder, Meterst\u00e4be und Waagen erforderlich. Falls Kartons<\/a> ge\u00f6ffnet werden m\u00fcssen, sollten Cuttermesser<\/a> bereit liegen.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- F\u00fchren Sie Stichprobenkontrollen durch.<\/strong> Ein Teilabschnitt ist fertig ausgez\u00e4hlt? F\u00fchren Sie eine Stichprobenkontrollen durch. Passt das Ergebnis nicht? F\u00fchren Sie direkt eine Nachz\u00e4hlung durch.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Halten Sie die Laune hoch.<\/strong>Damit ihre Mitarbeiter trotz der eint\u00f6nigen Z\u00e4hlung motiviert und konzentriert bleiben, sorgen Sie f\u00fcr kostenlose Getr\u00e4nke und Essen.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- Werten Sie die Inventur aus.<\/strong> Fassen Sie die Aufzeichnungen direkt zusammen und analysieren Sie Bestandsabweichungen unmittelbar vor Ort. Inventurdifferenzen? F\u00fchren Sie direkt eine Nachz\u00e4hlung durch. Fehlt dann immer noch etwas im Soll-Bestand, muss es ausgebucht werden. Nur der reale Bestand ist f\u00fcr die Bilanz relevant.<\/li>\n<\/ul>\n
Wie m\u00fcssen Inventurlisten ausgef\u00fcllt werden?<\/h3>\n
Inventurlisten unterliegen formellen Anforderungen. Jede Inventurliste wird mit den Namen des Z\u00e4hlers, Schreibers und Kontrolleurs sowie mit dem Datum der Durchf\u00fchrung versehen. Idealerweise \u00fcbernimmt der Abschlusspr\u00fcfer oder Steuerberater die Funktion des Kontrolleurs. Z\u00e4hler, Schreiber und Kontrolleur<\/strong> best\u00e4tigen mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben. Die Liste umfasst in der Regel die Spalten \u201eArtikel\u201c, \u201eSt\u00fcck\u201c und gegebenenfalls \u201eMa\u00dfe\u201c oder \u201eGewicht\u201c, jeweils mit Angabe der Messeinheit.<\/p>\n
Wichtig:<\/strong> F\u00fcllen Sie Belege korrekt aus. Quittieren Sie Belege und nummerieren<\/strong> Sie diese durch. Halten Sie die Aufbewahrungsfrist ein: Unterlagen f\u00fcr die Bilanz, dazu geh\u00f6ren auch Inventurlisten, m\u00fcssen zehn Jahre lang aufbewahrt<\/strong> werden.<\/p>\n
Unser Extra-Tipp f\u00fcr die Inventur: Setzen Sie auf externe Aushilfen<\/h3>\n
Mit diesem Inventur-Tipp erzielen Sie noch bessere Ergebnisse: Heuern Sie externe Aushilfen an.<\/strong> Zwar kosten Externe extra, kennen sich im Betrieb nicht aus und m\u00fcssen angelernt werden. Daf\u00fcr sind sie weder betriebsblind noch befangen und machen genau das, wof\u00fcr sie engagiert wurden: Genau z\u00e4hlen. Durch das zus\u00e4tzliche Personal geht die Inventur zudem schneller.<\/p>\n
Typische Fehler bei der Inventur<\/h2>\n
Mit unseren Tipps zur Vorbereitung und Durchf\u00fchrung einer Inventur haben Sie das R\u00fcstzeug f\u00fcr eine gelungene Bestandsaufnahme an der Hand. Dennoch l\u00e4uft selten alles glatt. Diese Fehler sorgen f\u00fcr Differenzen und mangelhafte Ergebnisse bei der Inventur:<\/p>\n
Fehler vor der Inventur:<\/h3>\n
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- schlechte Vorbereitung<\/li>\n
- falsche Etikettierung<\/li>\n
- Ware befindet sich nicht an der richtigen Stelle im Lager (Tipp:<\/span><\/strong> Lesen Sie hierf\u00fcr auch unseren Artikel: \u201eWie richte ich ein Lager sinnvoll ein?<\/a>\u201c)<\/li>\n
- Fehler in der systemischen Bestandsf\u00fchrung (z.B. Warenbruch, Wardrobing)<\/li>\n<\/ul>\n
Verdorbene Lebensmittel, Motten in Kleidungsst\u00fccken, Holzwurm in M\u00f6beln oder kaputte Gebrauchsware auf Grund von unsachgem\u00e4\u00dfer Lagerung \u2013 all diese Waren k\u00f6nnen nicht mehr verkauft werden. Dieser \u201eWarenbruch<\/strong>\u201c muss sofort dokumentiert werden, sonst f\u00fchrt er zu Inventurdifferenzen. Gleiches gilt f\u00fcr das sogenannte \u201eWardrobing\u201c.<\/p>\n
Beim Wardrobing<\/strong> missbraucht der Kunde \u2013 haupts\u00e4chlich beim Online- und Versandhandel \u2013 sein R\u00fcckgaberecht. Er bestellt beispielsweise ein teures Kleid, dass er nur kurz zu einem bestimmten Anlass tr\u00e4gt, und schickt es danach wieder zur\u00fcck. Der H\u00e4ndler darf die getragene Ware nicht noch einmal als neu verkaufen, sondern muss den Artikel vollst\u00e4ndig abschreiben.<\/p>\n
![\"Inventur](\"https:\/\/www.enviropack.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/inventur-zaehlweise.jpg\" "\\"Inventur")
Klare Regeln sind f\u00fcr die Inventur ma\u00dfgeblich: Werden Flaschen einzeln oder kartonweise gez\u00e4hlt? \u00a9ClaudeMic\/istock<\/p><\/div>\n
Fehler bei Durchf\u00fchrung der Inventur:<\/h3>\n
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- Mitarbeiter haben sich verz\u00e4hlt<\/li>\n
- unklare Mengeneinheiten (z.B. wurden Getr\u00e4nkekisten anstatt einzelner Flaschen gez\u00e4hlt)<\/li>\n
- technische Probleme mit dem MDE-Ger\u00e4t oder Anwenderfehler<\/li>\n<\/ul>\n
Verz\u00e4hlt sich ein Mitarbeiter, k\u00f6nnen Sie nicht viel machen, au\u00dfer ihn bei auff\u00e4llig schlechten Z\u00e4hlergebnissen sp\u00e4testens bei der n\u00e4chsten Inventur nach Hause zu schicken. Stichprobenkontrollen machen das Problem schnell offenkundig.<\/p>\n
Z\u00e4hlt ein Team Getr\u00e4nke kistenweise, w\u00e4hrend das andere Team jede Flasche notiert, l\u00e4sst dieses Missverst\u00e4ndnis, das zu Inventurdifferenzen f\u00fchrt, auf eine l\u00fcckenhafte Kommunikation<\/strong> bei der Einweisung schlie\u00dfen. Gleiches gilt f\u00fcr Anwenderfehler mit dem Handscanner, w\u00e4hrend technische Probleme durch ausreichend Ersatzger\u00e4te ausgemerzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Den meisten Fehlern im Rahmen einer Inventur k\u00f6nnen Sie durch eine gr\u00fcndliche Vorbereitung<\/strong> und klare Kommunikation<\/strong> vorbeugen. Dennoch haben wir einen Extra-Tipps parat, um ein noch genaueres Ergebnis in einer noch schnelleren Inventur zu erzielen.<\/p>\n
Gut gewappnet f\u00fcr die n\u00e4chste Inventur!<\/h2>\n
Nun sollten Sie bereit f\u00fcr Ihre n\u00e4chste Inventur sein. Behalten Sie im Hinterkopf, dass eine gr\u00fcndliche Vorbereitung entscheidend f\u00fcr eine zufriedenstellende Inventur ist. Denken Sie dabei auch an die Kleinigkeiten, die gerne vergessen werden. Haben Sie zum Beispiel gen\u00fcgend Etiketten<\/a> und Cuttermesser? Sind Sie auf eine Inventur vorbereitet, bei der die Mitarbeiter Schutzmasken ben\u00f6tigen und zwei Meter Abstand voneinander halten sollen? Falls nicht, helfen wir gerne weiter \u2013 auch mit Desinfektionsmitteln und Bodenmarkierungen.<\/p>\n
- Fehler in der systemischen Bestandsf\u00fchrung (z.B. Warenbruch, Wardrobing)<\/li>\n<\/ul>\n
- Werten Sie die Inventur aus.<\/strong> Fassen Sie die Aufzeichnungen direkt zusammen und analysieren Sie Bestandsabweichungen unmittelbar vor Ort. Inventurdifferenzen? F\u00fchren Sie direkt eine Nachz\u00e4hlung durch. Fehlt dann immer noch etwas im Soll-Bestand, muss es ausgebucht werden. Nur der reale Bestand ist f\u00fcr die Bilanz relevant.<\/li>\n<\/ul>\n
- Halten Sie die Laune hoch.<\/strong>Damit ihre Mitarbeiter trotz der eint\u00f6nigen Z\u00e4hlung motiviert und konzentriert bleiben, sorgen Sie f\u00fcr kostenlose Getr\u00e4nke und Essen.<\/li>\n<\/ul>\n
- F\u00fchren Sie Stichprobenkontrollen durch.<\/strong> Ein Teilabschnitt ist fertig ausgez\u00e4hlt? F\u00fchren Sie eine Stichprobenkontrollen durch. Passt das Ergebnis nicht? F\u00fchren Sie direkt eine Nachz\u00e4hlung durch.<\/li>\n<\/ul>\n
- Stellen Sie Material zur Verf\u00fcgung.<\/strong> Ihre Mitarbeiter ben\u00f6tigen f\u00fcr die Inventur Stifte, Notizbl\u00f6cke und Taschenrechner. Wer MDE-Ger\u00e4te f\u00fcr Artikel mit Barcode einsetzt, sollte gen\u00fcgend Handscanner inklusive Bedienungsanleitung und geladenen Ersatz-Akkus parat haben. Falls Gegenst\u00e4nde gemessen oder gewogen werden m\u00fcssen, sind Ma\u00dfb\u00e4nder, Meterst\u00e4be und Waagen erforderlich. Falls Kartons<\/a> ge\u00f6ffnet werden m\u00fcssen, sollten Cuttermesser<\/a> bereit liegen.<\/li>\n<\/ul>\n
- Richten Sie eine Zentrale ein.<\/strong> In der Kommandozentrale steht der Inventurverantwortliche f\u00fcr Fragen der Mitarbeiter bereit. Hier werden Inventurlisten abgegeben, hier h\u00e4ngt die Raumaufteilung an der Pinnwand, hier gibt es Material-Nachschub und Snacks.<\/li>\n<\/ul>\n
- Teilen Sie im Vorfeld Teams ein.<\/strong> Welches Team z\u00e4hlt welchen Bereich? Legen Sie die Raumaufteilung f\u00fcr die Inventur im Lager und anderen Arealen fest, bestimmen sie die Reihenfolge der Z\u00e4hlung und vor allem: Kommunizieren Sie das klar! Innerhalb der Teams sollten sich immer zwei Kollegen gemeinsam um eine Inventurliste k\u00fcmmern: Einer z\u00e4hlt, der andere notiert. Nach einer ausgef\u00fcllten Liste tauschen Z\u00e4hler und Schreiber ihre Rollen, damit die Gelenke entlastet werden und keine Monotonie aufkommt.<\/li>\n<\/ul>\n
- Wickeln Sie alle aktuellen Auftr\u00e4ge und Reklamationen ab.<\/strong>Machen Sie sich das Leben leichter und erh\u00f6hen Sie die Qualit\u00e4t der Ergebnisse Ihrer Inventur, indem Sie s\u00e4mtliche Retouren, Bestellungen und besch\u00e4digte Warenlieferungen noch vor der Inventur abwickeln. Sollten am Tag der Inventur Waren angeliefert werden, trennen Sie diesen Prozess von der Inventur ab.<\/li>\n<\/ul>\n
- Bringen Sie Ihr Lager auf Vordermann.<\/strong> Skizzieren Sie vor der Inventur Ihr Lager und andere R\u00e4ume: Wo befinden sich welche Waren? Halten und schaffen Sie Ordnung, damit zur Inventur alles an seinem regul\u00e4ren Platz ist. Etikettieren Sie Regale, Kartons und Waren<\/a> korrekt, damit Ihre Z\u00e4hler auch die richtige Menge der richtigen Artikel erfassen. Kennzeichnen Sie Waren eindeutig, damit es nicht zur Verwechslung mit \u00e4hnlichen Artikeln oder zu Doppelz\u00e4hlungen kommt.<\/li>\n<\/ul>\n
- Pr\u00fcfen Sie Handscanner im Vorfeld. <\/strong>Sie setzen zur Z\u00e4hlung Leseger\u00e4te zur mobilen Datenerfassung (MDE-Ger\u00e4te) ein? Das erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern zwar viel Schreibarbeit, birgt aber bei mangelnder Vorbereitung T\u00fccken. Sorgen Sie daf\u00fcr, dass alle Handscanner funktionieren und \u00fcberpr\u00fcfen Sie den Ladestatus. Halten Sie Ersatzger\u00e4te sowie ausreichend frische Akkus bereit. Auch wenn Bedienung der MDE-Ger\u00e4te meist sehr einfach ist: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie die Handscanner funktionieren und worauf sie achten m\u00fcssen.<\/li>\n<\/ul>\n
- Drucken Sie Ihre Inventurlisten rechtzeitig aus.<\/strong> Es w\u00e4re sehr \u00e4rgerlich, wenn sich die Durchf\u00fchrung der Inventur verz\u00f6gert und Ihre Mitarbeiter auf gl\u00fchenden Kohlen sitzen, weil zu Beginn keine Inventurlisten zur Verf\u00fcgung stehen oder der Drucker streikt. Gehen Sie nicht davon aus, einheitliche, ordentliche Inventurlisten zu erhalten, wenn die Struktur von den Mitarbeitern selbst per Hand aufs Blatt Papier \u00fcbertragen werden muss. Bestenfalls stehen die Artikelbezeichnungen schon im Ausdruck, damit kein Produkt vergessen wird.<\/li>\n<\/ul>\n
- Sprechen Sie den Ablauf der Inventur mit Ihrem Team durch. Gibt es Fragen? Beantworten Sie diese m\u00f6glichst klar, denn nur wenn Ihre Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen, d\u00fcrfen Sie akkurate Ergebnisse erwarten.<\/li>\n<\/ul>\n
- Erstellen Sie einen Inventurplan.<\/strong> Machen Sie Checklisten und stellen Sie einen Zeitplan sowohl f\u00fcr den Tag der Inventur als auch f\u00fcr die Vorbereitungen bis dahin auf. Kalkulieren Sie die Dauer der Inventur gro\u00dfz\u00fcgig und stimmen Sie den Personalbedarf darauf ab. Sie sollten \u00dcberstunden nicht nur wegen der gesetzlichen Bestimmungen vermeiden, sondern auch im Sinne korrekter Ergebnisse. Denn je l\u00e4nger die Inventur dauert und je l\u00e4nger die Mitarbeiter eigentlich schon im Feierabend sind, desto st\u00e4rker wird ihre Motivation und damit verbunden die Genauigkeit bei der Z\u00e4hlung sinken. \u00dcberlegen Sie im Vorfeld, wer verantwortlich f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Inventur sein soll.<\/li>\n<\/ul>\n
- Suchen Sie die Unterlagen zur Inventur des Vorjahres heraus.<\/strong> Diese k\u00f6nnen Ihnen helfen, die anstehende Inventur bestm\u00f6glich vorzubereiten.<\/li>\n<\/ul>\n
- dann kann der Abschlusspr\u00fcfer bei einer Unternehmenspr\u00fcfung den Best\u00e4tigungsvermerk einschr\u00e4nken<\/strong> oder versagen.<\/li>\n<\/ul>\n
- ist bei einer Insolvenz mit strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen. <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
- droht das Risiko des Vorwurfs der Steuerhinterziehung.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
- Wird keine Inventur durchgef\u00fchrt, wird die Buchf\u00fchrung steuerlich verworfen und das Finanzamt sch\u00e4tzt den Gewinn.<\/strong> Nat\u00fcrlich wird das Finanzamt eine fehlende Inventur nicht mit einer konservativen Sch\u00e4tzung belohnen, sondern den vermuteten Gewinn recht gro\u00dfz\u00fcgig zu Gunsten des Staates bemessen.<\/li>\n<\/ul>\n
- Gesch\u00e4ftsziel erreichen:<\/strong> Wenn Anomalien im Bestand fr\u00fchzeitig erkannt werden, kann die Gesch\u00e4ftsleitung rechtzeitig gegensteuern, um dennoch die Ziele zu erreichen.<\/li>\n
- Diebstahl aufdecken:<\/strong> Wie viel wurde geklaut? Welche Artikel werden bevorzugt gestohlen? Welcher finanzielle Schaden ist dabei entstanden?<\/li>\n
- Sch\u00e4tzen: <\/strong>Ist bei manchen Gegenst\u00e4nden messen, wiegen und z\u00e4hlen nicht m\u00f6glich, gen\u00fcgt eine fundierte Sch\u00e4tzung.<\/li>\n<\/ul>\n
- Z\u00e4hlen: <\/strong>Gegenst\u00e4nde, die Sie pro St\u00fcck kaufen oder verkaufen, werden einzeln gez\u00e4hlt.<\/li>\n<\/ul>\n
- Wiegen: <\/strong>Gegenst\u00e4nde, die Sie nach Gewicht kaufen oder verkaufen, werden gewogen.<\/li>\n<\/ul>\n
- Messen: <\/strong>Ihre Ware wird in Meterware verkauft? Dann m\u00fcssen Sie sie abmessen.<\/li>\n<\/ul>\n